Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for H. I. Herlev Rebels AFC

Herlev den 24. juni 2018

Dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

H. I. Herlev Rebels AFC er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Kim Larsen, formand
Adresse: Dildhave 40, 2730 Herlev
CVR: 32815189
Telefonnr.: 29645262
Mail: formand@herlevrebels.dk
Website: www.herlevrebels.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • Helbredsoplysninger som gives i forbindelse med dispensationsansøgninger.

  • Oplysninger om ledere og trænere:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
      • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • CPR-nummer
      • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest


    Her indsamler vi oplysninger fra

    Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

    • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
    • Dansk Amerikansk Fodbold Forbund, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

     

    Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

    Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

    Lovlige grunde til behandling er særligt:

    • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
    • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
    • Behandling efter lovkrav
    • Behandling med samtykke

     

    Formålene:

    1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os
  • Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
    • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os


    Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

    I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

    • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
    • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
    • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
    • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
    • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
    • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DAFF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
    • Da foreningen er medlem af Dansk Amerikansk Fodbold Forbund (DAFF), Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI), Herlev Idrætsforening (H. I.) og Idrætsråd Region Hovedstaden (via H. I.), sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
    • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
    • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
    • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende


    Samtykke

    Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

    Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

    Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

    Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.


    Videregivelse af dine personoplysninger

    I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

    Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

    Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 


    Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

    Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner:

    Medlemmer:

    Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

    • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

    Ulønnede ledere og trænere:

    Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

    • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt


    Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.


    Dine rettigheder

    Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

    • Retten til indsigt i egne personoplysninger
      Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
    • Retten til berigtigelse
      Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
    • Retten til sletning
      I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
    • Retten til begrænsning af behandling
      Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
    • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
      Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring
    • Retten til indsigelse
      Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

    Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

    Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. I det omfang oplysningerne er registreret via Holdsport.dk, har du selv adgang til at rette og slette oplysninger.

    Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

    Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

     

    Klage til Datatilsynet

    Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

     

    Revidering af privatlivspolitikken

    Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.